La manifestation est organisée par la Municipalité de Saint Vivien de Médoc, épaulée par des bénévoles associatifs ou non.
Associations participantes :
Union Nationale des Combattants : http://ancienscombattantssaintviviendemedoc.e-monsite.com
Association Office du tourisme : http://tourisme-stviviendemedoc.com
Association des Usagers du Port, Association des Parents d'Elèves, Association Passion Rétro Auto Moto
Un responsable de l'organisation : Le maire
Une équipe de contrôleurs techniques pour engins et stands
Une équipe de commissaires de psites pour assurer la sécurité
Une équipe de chronométrage (chronométrage électronique)
Une équipe pour la sonorisation et l'animation
Une équipe pour la buvette
Une équipe pour la restauration
Après un comptage manuel, les organisateurs passent pour l'édition 2013 au comptage électronique.
